Linee guida per la mediazione

AVVIO DELLA PROCEDURA TELEMATICA Dl MEDIAZIONE

Preg.mi Mediatori,

il Consiglio Direttivo dell’Organismo di Mediazione di Lecco ed il Consiglio dell’Ordine degli Avvocati hanno deliberato l’avvio della procedura telematica di mediazione, ai sensi e per gli effetti dell’art. 83, comma 20 bis, del decreto legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, nella legge 24 aprile 2020, n. 27, come modificato dall’art. 3, comma 1, lett. i), del decreto legge 30 aprile 2020, n. 28, a tenore del quale, fino al 31 luglio 2020, tutti gli organismi iscritti nel registro tenuto dal Ministero della Giustizia potranno svolgere la mediazione telematica, dotandosi di sistemi di videoconferenza.

Il Consiglio si riserva di modificare il proprio regolamento, per inserirvi in modo permanente le disposizioni inerenti la procedura telematica.

Si comunica che la piattaforma prescelta è ZOOM, in quanto è parsa la più intuitiva e di facile utilizzo anche per le parti private.

Si procederà quindi a dare avvio alla procedura telematica, mentre la mediazione di presenza sarà ancora rinviata a data da destinarsi, fintantoché non risulti verificata l’idoneità dei locali disponibili a garantire il rispetto delle prescrizioni vigenti a tutela della salute.

Nei procedimenti in corso la Segreteria procederà a richiedere ai Mediatori l’indicazione di un loro indirizzo email che sia associato ad un account di Google ed ad un account di ZOOM. Ottenute tali informazioni, la Segreteria procederà con la predisposizione del nuovo calendario delle mediazioni da remoto e quindi con la rinnovazione della convocazione per la videoconferenza delle parti e dei difensori. La comunicazione conterrà oltre al link per l’effettuazione del collegamento anche la data e l’ora d’inizio della sessione nonché i moduli per l’espressione del consenso all’utilizzo della proceduta telematica, con l’avvertimento che dovranno essere debitamente compilati e sottoscritti nonché inviati a mezzo pec alla Segreteria entro e non oltre il quindicesimo giorno dal ricevimento della predetta comunicazione, così da consentire lo svolgimento di tutti gli adempimenti necessari in caso di consenso di tutte le parti. Nella comunicazione sarà precisato che in caso di mancato consenso alla procedura telematica, la mediazione di presenza sarà rinviata a data da destinarsi per le ragioni già esposte.

Per le nuove domande di mediazione e per quelle in relazione alle quali non è ancora stato fissato il primo incontro, si inoltreranno le comunicazioni con l’indicazione di esprimere entro 15 giorni dal ricevimento il consenso all’uso della procedura telematica e si utilizzerà la nuova modulistica predisposta ad hoc, fissando la data della videoconferenza e precisando che, in caso di mancato consenso unanime, la mediazione di presenza sarà rinviata a data da destinarsi.

Di seguito alcune indicazioni operative:

1. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione, dalla presentazione della domanda alla firma dell’accordo, oppure singole fasi: deposito dei documenti, comunicazioni con la Segreteria, incontro di mediazione;
2. i Mediatori dovranno essere in possesso di un indirizzo di posta elettronica associato ad un account di Google e ad un account di ZOOM nonché essere in grado di utilizzare in totale autonomia il software Google Calendar ed il software di videoconferenza ZOOM. E’ fatta salva la possibilità di avvalersi di un co-mediatore esperto nella procedura o di un tirocinante che possa supportare il Mediatore da un punto di vista tecnico informatico, rimanendo nel proprio ruolo di “presenza silenziosa” con riguardo alla mediazione vera e propria;
3. nel caso in cui tutte le parti comunichino il loro consenso nei termini indicati, la Segreteria provvederà a darne comunicazione alle parti, agli avvocati e allo stesso Mediatore e ad inviare il link della videoconferenza, qualora non fosse già stato trasmesso con la comunicazione precedente;
4. qualora manchi il consenso di tutte le parti, l’incontro in presenza dovrà essere fissato a data da destinarsi, previa verifica dell’idoneità dei locali disponibili al rispetto delle norme vigenti;
5. qualora, a seguito della regolare convocazione pervenga alla Segreteria espressa dichiarazione di non adesione della/e parte/i invitata/e, il primo incontro potrà essere svolto online, previo consenso della parte istante;
6. qualora non pervenga alla Segreteria alcun riscontro della/e parte/ i invitata/e, il primo incontro potrà essere svolto online previo consenso della parte istante e il Mediatore dovrà verificare la regolarità della notifica della comunicazione alla parte chiamata e il mancato ricevimento dell’adesione da parte della Segreteria dell’Organismo alla data e all’ora precisa fissata per l’incontro, dandone atto a verbale;
7. ai sensi dell’art. 3 D.lgs. 28/2010, come integrato dalla nuova disposizione di cui all’art. 83 del D.L. n. 18 del 2020 co. 20-bis, gli organismi sono liberi di proporre alle parti l’utilizzo di una qualsiasi piattaforma di videoconferenza che consenta il riconoscimento dei partecipanti e, come già detto, la piattaforma scelta è ZOOM;
8. in occasione delle singole sessioni di videoconferenza, la Segreteria provvederà a generare la Stanza di Mediazione On-line (Stanza Virtuale) alla quale farà accedere il Mediatore (oltre al co-mediatore o al tirocinante designato), il quale provvederà poi a gestire gli accessi di tutti i soggetti interessati (parti, rappresentanti, avvocati, mediatore) provvisti delle credenziali precedentemente inviate tramite email;
9. il Mediatore (o il co-mediatore o il tirocinante designato) sarà l’amministratore della stanza virtuale e provvederà all’ammissione dei partecipanti ed alla gestione dell’incontro;
10. l’accesso alle stanze virtuali dovrà essere riservato ai soli soggetti coinvolti nel singolo procedimento di mediazione e l’identità di ciascuna parte dovrà essere verificata dal Mediatore mediante esibizione dei documenti originali allegati in copia alla domanda di mediazione e all’adesione;

1 1 – nessun’altra persona potrà partecipare in alcuna forma alla procedura od essere in alcun modo presente nel luogo dal quale sono collegate le parti, senza identificazione e senza il preventivo consenso delle parti e del Mediatore;

12-a verbale dovrà essere ribadito che: “l’incontro avviene mediante conferenza online con il consenso delle parti tramite l’uso di stanze virtuali con l’utilizzo del sistema ZOOM e le parti danno atto che il presente incontro vale ai sensi degli artt. 5 e 8 D.lgs. N.28/2010”;

13-l’inizio di ciascun incontro il Mediatore dovrà ricordare il vincolo della riservatezza e chiedere a tutti i partecipanti di dichiarare che nei locali da cui essi trasmettono non vi sono altre persone in ascolto e che la sessione non viene registrata. Tali dichiarazioni vanno riportate a verbale: es “11 Mediatore ricorda alle parti che la presente sessione in videoconferenza – siccome parte della procedura di mediazione – è soggetta a riservatezza e ricorda il contenuto degli artt. 9 e 10 del D.lgs. n. 28/10. Le parti dichiarano che oltre ad esse nessun altro è presente nella stanza, in cui si trovano e nessuno può ascoltare il contenuto della presente videoconferenza, né la videoconferenza verrà in alcun modo registrata, neppure in parte.”

14-Nel caso in cui sia formalizzata la prosecuzione della mediazione e sia stato assolto il pagamento della relativa indennità, il Mediatore, le parti ed i difensori potranno decidere se proseguire con la modalità on line o di presenza, anche alternando le procedure, dandone atto a verbale e concordando con la Segreteria la data del rinvio.

ln ordine ai verbali.

1. Il Mediatore, redatto il verbale, lo condividerà insieme all’eventuale accordo, con avvocati e parti, trasmettendolo in formato PDF a mezzo posta elettronica o pec, oppure tramite caricamento e scambio nella piattaforma di videoconferenza.
   1. Gli avvocati dovranno apporre le firme digitali su verbale e/o accordo con modalità CAdES o PAdES con le quali, una volta sottoscritti analogicamente i documenti dai loro assistiti, dichiareranno autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto.
   1. La sottoscrizione della parte potrà essere apposta in forma autografa, anche da remoto, oppure nella forma della firma elettronica avanzata o qualificata, anche mediante il sistema SPID.
   1. L’avvocato munito di procura sostanziale (il modello predisposto a cura della Segreteria verrà inviato a tutte le parti istanti e chiamate) potrà sottoscrivere digitalmente il verbale e/o accordo, con modalità CAdES o PAdES, anche in nome e per conto del proprio Assistito. Nel caso in cui la parte Assistita sia presente ma sia impossibilitata ad apporre la propria firma digitale o autografa sul verbale / accordo, il Mediatore ne darà atto a verbale e l’avvocato munito di procura sostanziale firmerà anche in nome e per conto del proprio Assistito anche ai fini della riservatezza.
   1. Il verbale e/o l’accordo sottoscritto da tutte le parti e dagli avvocati, verrà condiviso con il Mediatore, con le stesse modalità di cui sopra.
   1. Il Mediatore provvederà alla sottoscrizione del verbale apponendovi la propria firma digitale con modalità CAdES o PAdES.
   1. Il Mediatore sottoscriverà con firma digitale il verbale e/o accordo formato in unica copia informatica già sottoscritta dalle parti e dagli avvocati, anche derivante dall’unione di diverse copie di identico contenuto sottoscritte da ciascuna parte e dal proprio avvocato. Il documento così sottoscritto costituisca un originale informatico che potrà essere esibito e/o prodotto anche all’ufficiale giudiziario ai fini dell’esecuzione.
   1. Il verbale contenente tutte le firme delle parti e degli avvocati e per ultima quella apposta dal Mediatore, costituirà l’originale che verrà inviato via pec alla Segreteria e via pec o a mezzo piattaforme gestionali a tutti gli avvocati.
   1. Esempio di certificazione della firma da parte degli avvocati: “Si dà atto che ai sensi dell’art. 83 comma 20 bis del D.L. 18/2020, convertito nella legge n. 27/20, l’avv certifica l’autografia della sottoscrizione del sig……. mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica del presente verbale e dichiara l’autografia della sottoscrizione del proprio assistito, nel verbale di mediazione e scrittura ad esso allegata, poiché egli è collegato da remoto”.
   1. L’Organismo di mediazione conserverà il verbale e l’eventuale accordo sottoscritto dalle parti e dai loro avvocati. ln caso di richiesta delle parti, l’Organismo di mediazione potrà rilasciare copia cartacea di verbale e accordo con dichiarazione di conformità all’originale (ndr. digitale nel proprio archivio informatico).

Queste sono le prime indicazioni operative, sulle quali restiamo a disposizione per qualunque utile confronto e/o chiarimento riterrete necessario.

ln particolare il Consiglio Direttivo incarica gli Avv.ti Elena Barra e Sergio Vergottini di tenere i rapporti con le Vostre referenti e naturalmente anche la Segreteria è a disposizione per quanto occorra.

Vi informo che a breve verrà fissato un incontro in videoconferenza, tramite ZOOM, a cura del Consigliere referente informatico, Avv. Andrea Spreafico, la cui partecipazione è obbligatoria per tutti i Mediatori interessati, per un primo approccio pratico alla piattaforma.

A tal fine, invito tutti i Mediatori a comunicare alla Segreteria all’indirizzo mediazione@ordineawocati.lecco.it l’indirizzo email associato al proprio account di Google e di ZOOM ed il numero di cellulare per poter predisporre gli inviti alla videoconferenza.