REGOLAMENTO DI PROCEDURA
DELL’ORGANISMO DI MEDIAZIONE DELL’ORDINE DEGLI AVVOCATI DI LECCO
ARTICOLO 1 – AMBITO DI APPLICAZIONE
1. Ai sensi del D.Lgs. n. 28/10 (in seguito DLGS) così come modificato, da ultimo, dal D.Lgs. 149/2022, e dell’art. 22 del D.M. 150/2023 (in seguito DM), il presente Regolamento di procedura (in seguito Regolamento) è applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti vogliono risolvere in maniera collaborativa, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge ovvero su ordine del giudice o su iniziativa di taluna o di tutte le parti.
2. Per i procedimenti disciplinati da disposizioni di legge speciali, il Regolamento si applica in quanto compatibile.
3. Le parti – nei casi in cui la mediazione è condizione di procedibilità ai sensi dell’art. 5, c. 1 del DLGS, e quando la mediazione è demandata dal giudice – devono partecipare fino al termine della procedura con l’assistenza di un Avvocato iscritto all’Albo.
4. La mediazione può svolgersi, in tutto o in parte, secondo modalità telematiche come previsto dal presente regolamento all’art 11, nel rispetto dell’articolo 8-bis del DLGS.
ARTICOLO 2 – ATTIVAZIONE DEL PROCEDIMENTO
1. Ai sensi dell’art. 4, DLGS, il procedimento di mediazione si attiva attraverso il deposito della domanda presso la Segreteria dell’Organismo di Mediazione.
2. La domanda è in forma libera e può essere predisposta utilizzando l’apposito modulo (reperibile sul sito https://ordineavvocati.lecco.it/mediazione/) e deve essere depositata presso la Segreteria dell’Organismo in modo idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione.
3. La domanda di mediazione, sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o dal difensore munito di procura sostanziale deve contenere:
– i dati identificativi delle parti, anagrafici e fiscali, e loro residenza, sede o domicilio, eventualmente digitale, ove effettuare le comunicazioni;
– la descrizione sommaria dei fatti e delle questioni controverse e dell’oggetto della domanda;
– l’indicazione del valore della controversia determinato a norma degli artt. da 10 a 15 del codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.
– i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte, ove nominato;
– l’indirizzo di posta elettronica al quale inviare il link del collegamento, nonché il numero di cellulare, necessario per generare la firma digitale, per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto;
– i dati identificativi di chi eventualmente parteciperà al procedimento in sostituzione della parte e la rappresenterà munito dei poteri sostanziali e formali necessari;
4. Alla domanda vanno allegate:
– copia del documento d’identità delle parti;
– la visura camerale per le società commerciali o lo statuto per le associazioni;
– la ricevuta di pagamento delle indennità del primo incontro di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023;
– nel caso di mediazione delegata dal giudice, la copia della relativa ordinanza;
– la copia dell’eventuale clausola di mediazione;
– per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, la copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello stato. In difetto di deposito della documentazione indicata la domanda verrà registrata; tuttavia, fino ad integrazione di tutta la documentazione e la procedura resterà sospesa.
5. Le parti possono depositare domande di mediazione congiunte ed anche nei confronti di più soggetti e possono indicare concordemente un mediatore tra quelli inseriti nell’elenco dell’Organismo.
6. Il deposito della domanda di mediazione, nonché l’adesione alla stessa, costituiscono accettazione del Regolamento e delle indennità di cui al Tariffario dell’Organismo in allegato, e riconoscimento del relativo debito, nei confronti dell’Organismo.
7. La parte invitata che aderisce al procedimento di mediazione deve indicare:
– i propri dati identificativi, anagrafici e fiscali, e residenza, sede o domicilio, eventualmente digitale, ove effettuare le comunicazioni;
– i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte, ove nominato;
– l’indirizzo di posta elettronica ordinaria al quale inviare il link del collegamento, nonché il numero di cellulare, necessario per generare la firma digitale, per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto;
– i dati identificativi di chi eventualmente parteciperà al procedimento in sostituzione della parte e la rappresenterà munito dei poteri sostanziali e formali necessari.
Con l’adesione vanno depositate:
– copia del documento d’identità delle parti;
– la visura camerale per le società commerciali o lo statuto per le associazioni;
– la ricevuta di pagamento delle indennità del primo incontro di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023;
– per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, la copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello stato. In difetto di deposito della documentazione richiesta l’adesione non potrà perfezionarsi ed essere registrata.
8.L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore. L’adesione costituisce accettazione del Regolamento e delle indennità di cui al Tariffario dell’Organismo in allegato, e riconoscimento del relativo debito, nei confronti dell’Organismo.
ARTICOLO 3 – IL RESPONSABILE DELL’ORGANISMO E LA SEGRETERIA
1. La Segreteria, unitamente al Responsabile dell’Organismo (in seguito Responsabile), amministra il servizio di mediazione.
2. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere imparziali, non entrare nel merito della controversia.
3. Ai sensi dell’art. 9, c. 1, del DLGS, chiunque presta la propria opera o il proprio servizio presso l’Organismo o partecipa al procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza, rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo.
4. La Segreteria, sotto la direzione del Responsabile, tiene un registro informatico dei procedimenti con le annotazioni relative ai dati identificativi delle parti, il numero d’ordine progressivo dei procedimenti, all’oggetto della controversia, al mediatore designato, alla durata del procedimento e al relativo esito, all’eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell’articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, all’eventuale rifiuto a tale proposta, al verbale di conciliazione, al verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo, all’accordo di conciliazione o al verbale dal quale risulta la conciliazione, tutti completi di data.
5. La Segreteria, dopo aver verificato la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal presente Regolamento e l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese vive e delle indennità comprendenti le spese di avvio e le spese di mediazione relative al primo incontro, determinate sulla base di quanto previsto nel Tariffario allegato, annota la domanda nel registro degli affari di mediazione.
6. Il Responsabile dell’Organismo:
a) fissa la data del primo incontro da tenersi non prima di 20 giorni e non oltre 40 giorni dal deposito della domanda di mediazione, salva diversa concorde indicazione delle parti;
b) fissa il luogo di svolgimento della mediazione derogabile con il consenso di tutte le parti e del mediatore;
c) designa il mediatore, in possesso dei requisiti stabiliti dalla Legge, secondo criteri inderogabili di turnazione (cd. qualificata), predeterminati, che tengano conto dell’oggetto, della specifica esperienza e competenza professionale, quest’ultima come specificata dai mediatori nella domanda di iscrizione, laddove le parti non indichino concordemente un mediatore tra quelli inseriti nell’Elenco dell’Organismo o quando l’Organismo ritiene di disattendere la concorde indicazione delle parti.
7. La Segreteria comunica alle parti, con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione, la domanda di mediazione, la designazione del mediatore, la sede, la data e l’orario del primo incontro, le modalità di svolgimento della procedura e ogni altra informazione utile.Invita inoltre la parte chiamata a comunicare la propria adesione come previsto all’art 2 del presente regolamento.
8. La parte chiamata alla mediazione potrà prendere visione dei documenti depositati dall’istante solo dopo aver aderito al procedimento.
9. Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione o, per giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei necessari poteri (procura speciale) per la composizione della controversia.
10. Le parti hanno la possibilità di manifestare la volontà di svolgere la mediazione in modalità telematica. Ciascuna delle parti ha la possibilità, anche quando la mediazione non è svolta in modalità telematica, di svolgere uno o più incontri da remoto, con applicazione delle regole fissate per la mediazione telematica all’art. 10 del presente Regolamento.
11. La Segreteria comunica alle parti le agevolazioni fiscali previste dagli artt. 17 e 20 del DLGS.
12. Si ricorda che in caso di mancata partecipazione, senza giustificato motivo, al primo incontro del procedimento di mediazione, troverà applicazione l’art. 12-bis del DLGS, e il giudice potrà desumere argomenti di prova nell’eventuale giudizio, ai sensi dell’art. 116, c. 2, c.p.c..
13. Nel rispetto dell’art.47 comma 6 del D.M. n. 150/23 e a richiesta delle parti che ne sostengono eventuali costi, la Segreteria garantisce l’accesso agli atti del procedimento e ai documenti depositati dalle parti anche nelle sessioni comuni. Il diritto di accesso agli atti riferito ai documenti depositati da ciascuna parte nelle sessioni separate è riservato alla sola parte depositante.
14. Su richiesta e con eventuali costi a carico della parte richiedente, la Segreteria rilascia i verbali, il documento contenente l’eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell’articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, l’eventuale rifiuto di tale proposta, il verbale di conciliazione, il verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo o il verbale dal quale risulta la conciliazione.
ARTICOLO 4 – IL MEDIATORE
1. Il mediatore, durante il primo incontro, espone alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo di conciliazione. Le parti e gli avvocati che le assistono cooperano in buona fede e lealmente al fine di realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse. Il mediatore non decide la controversia né svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia e sui contenuti dell’accordo. Del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutti i partecipanti.
2. Il mediatore – nei casi in cui la mediazione è condizione di procedibilità ai sensi dell’art. 5, c. 1 del DLGS, e quando la mediazione è demandata dal giudice – tiene il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione.
3. Il mediatore, al momento della richiesta di iscrizione nell’elenco dei mediatori, deposita il proprio curriculum con l’attestazione degli eventuali titoli post-laurea conseguiti, dell’esperienza professionale maturata, della specifica formazione e di ogni altro elemento ritenuto utile alla valutazione.
4. È facoltà dell’Organismo nominare più di un mediatore (cd. mediatori ausiliari) nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, senza oneri ulteriori per le parti.
5. I mediatori iscritti nell’Elenco devono svolgere la loro attività nel rispetto del Codice Etico approvato dall’Organismo.
6. Il mediatore, al momento dell’accettazione dell’incarico e comunque prima dell’inizio del procedimento di mediazione, è tenuto a rendere una dichiarazione di indipendenza, di imparzialità e di insussistenza di motivi di incompatibilità e deve comunicare alla Segreteria eventuali situazioni di incompatibilità, previste dal Codice Etico dell’Organismo e dal Codice Deontologico, che dovessero sorgere successivamente all’accettazione dell’incarico o circostanze idonee a incidere sulla sua indipendenza e/o imparzialità. Il Responsabile provvederà quindi alla sostituzione del mediatore secondo i criteri sopra specificati, fatta salva la diversa volontà delle parti.
7. Le parti possono richiedere all’Organismo, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. In caso di accoglimento dell’istanza il Responsabile nominerà un altro mediatore; parimenti verrà nominato un altro mediatore, qualora questi, nel corso del procedimento, rinunci all’incarico previa dichiarazione scritta e idoneamente motivata, che deve essere accettata dall’Organismo. Ove il mediatore da sostituire sia anche Responsabile dell’Organismo, provvederà alla nomina in sostituzione, secondo i criteri di cui sopra al punto 4, il Presidente dell’Ordine degli Avvocati.
8. Non può svolgere la funzione di mediatore chi ha in corso o ha avuto negli ultimi due anni rapporti professionali con una delle parti e quando ricorre una delle ipotesi di cui all’art. 815, primo comma, numeri da 2 a 6, c.p.c..
ARTICOLO 5 – INCONTRO DI MEDIAZIONE
1. Il procedimento di mediazione si svolge presso la sede dell’Organismo o, quando necessario, in altro luogo con il consenso di tutte le parti, del mediatore e del Responsabile.
È possibile effettuare alcune sessioni della mediazione in luoghi diversi rispetto alla sede dell’ODC/ODM unicamente qualora sia necessario l’intervento di un professionista (consulente) terzo rispetto alle parti, il quale segnali l’opportunità di operare presso il proprio studio o in diversi luoghi indicati dal medesimo, oppure in caso di necessità di ispezioni o sopralluoghi. Unicamente per gravi e comprovate ragioni e con il consenso espresso dal Responsabile incaricato dal Consiglio Direttivo, è possibile svolgere l’incontro di mediazione in luogo diverso rispetto alla sede dell’ODC/ODM.
2. Il Responsabile fissa il primo incontro tra le parti e designa il mediatore a norma del presente Regolamento.
3. L’Organismo, nell’organizzazione degli incontri, riserva allo svolgimento del primo incontro una disponibilità temporale non inferiore a due ore, che, ove necessario, potrà essere estesa ulteriormente nella stessa giornata, a condizione che vi sia l’accordo delle parti e del mediatore e, per le mediazioni che si svolgono in presenza presso la sede dell’Organismo, la disponibilità della sala di mediazione.
4. L’incontro di mediazione si svolge senza formalità di procedura; il mediatore sente le parti congiuntamente e, qualora lo ritenga opportuno, separatamente e può avvalersi, in casi di particolare complessità e in mancanza di nomina di mediatore ausiliario, di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali ai sensi dell’art 8, c. 7 del DLGS. L’incarico professionale viene affidato dalle parti all’esperto ed al momento della sua nomina le parti possono convenire la producibilità o meno della relazione rilasciata dall’esperto in giudizio.
5. Il compenso dell’esperto deve essere concordato in forma scritta con le parti prima dell’accettazione dell’incarico ed eventuali integrazioni del compenso che si rendessero eventualmente necessarie dovranno parimenti essere previamente concordate tra l’esperto e le parti. Ove necessario ed in via residuale e in mancanza di diverso accordo tra le parti e l’esperto il compenso verrà determinato in via analogica sulla base delle tariffe regolate dagli artt. 49-57 del DPR 115/2002 e dal DM 182/2002.
Il compenso dovrà comunque essere corrisposto dalle parti a ciò obbligate in solido entro la chiusura del procedimento di mediazione.
6. Il consulente tecnico che partecipa al procedimento è tenuto al rispetto dell’obbligo di riservatezza riguardo alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento ai sensi dell’art.9 primo comma del D. Lgs. n.28/2010.
7. Nel caso in cui la parte istante o la parte chiamata alla mediazione – solo se quest’ultima abbia preventivamente aderito alla procedura – non possa partecipare al primo incontro per giustificati motivi, lo stesso potrà essere rinviato dal Responsabile dell’Organismo, sentito il mediatore e sull’accordo delle parti.
8. Il rinvio della data del primo incontro può essere richiesto solo dalle parti che abbiano provveduto a corrispondere le dovute indennità.
9. Al termine di ciascun incontro il mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione.
10. Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.
ARTICOLO 6 – ESITO DEL PROCEDIMENTO
1. Ai sensi dell’art. 11 del DLGS, quando è raggiunto un accordo di conciliazione, il mediatore redige processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo raggiunto formando un unico documento.
2. Il mediatore è tenuto a formulare una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento qualora disponga degli elementi necessari e acquisiti nel corso del procedimento. Prima della formulazione della proposta il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’art. 13 del DLGS.
3. La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto e la stessa, salvo diverso accordo delle parti, non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
4. Le parti, entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal mediatore, dovranno far pervenire allo stesso, per iscritto, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta entro tale termine, la proposta si ha per rifiutata.
5. Il verbale conciliativo deve essere sottoscritto dalle parti, dai rispettivi avvocati nonché dallo stesso mediatore che certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e ne cura, senza indugio, il deposito presso la Segreteria dell’Organismo e di esso è rilasciata copia alle parti che ne fanno richiesta. L’accordo di conciliazione deve contenere l’indicazione del relativo valore. In caso di svolgimento della mediazione in modalità telematica, le sottoscrizioni saranno digitali.
6. Se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’art. 2643 cc, per procedere alla trascrizione dello stesso, la sottoscrizione del verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
7. L’accordo raggiunto può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro adempimento.
8. Il verbale contenente l’eventuale accordo di conciliazione è redatto in formato digitale o, se in formato analogico, in tanti originali quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre ad un originale per il deposito presso l’Organismo.
9. Gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto sono assolti dalle parti.
10. È fatto obbligo all’Organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione.
11. Quando l’accordo non è raggiunto, il mediatore ne dà atto nel verbale e può formulare una proposta di conciliazione da allegare al verbale. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’articolo 13 del DLGS.
12. In caso di mancata adesione e/o partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta e darà atto a verbale della mancata adesione e/o partecipazione.
13. Nel caso di mediazione obbligatoria o demandata dal giudice, il mediatore tiene il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata, comunque non potrà formulare la proposta e il verbale darà atto della mancata adesione.
14. Nel caso in cui l’Organismo venga sospeso o cancellato dal registro tenuto dal Ministero ai sensi dell’art. 40 del DM, la segreteria ne dà immediata comunicazione ai mediatori inseriti nei propri elenchi e alle parti dei procedimenti in corso e le procedure di mediazione in corso potranno proseguire presso altro organismo del medesimo circondario scelto dalle parti ai sensi dell’art. 41 del DM.
15. Ai sensi dell’art. 12 del DLGS l’accordo che sia stato sottoscritto dalle parti e dagli avvocati, anche con le modalità di cui all’articolo 8-bis dello stesso DLGS, costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, l’esecuzione per consegna e rilascio, l’esecuzione degli obblighi di fare e non fare, nonché per l’iscrizione di ipoteca giudiziale. Gli avvocati attestano e certificano la conformità dell’accordo alle norme imperative e all’ordine pubblico. In tutti gli altri casi l’accordo allegato al verbale è omologato, su istanza di parte, con decreto del presidente del tribunale, previo accertamento della regolarità formale e del rispetto delle norme imperative e dell’ordine pubblico. Con l’omologazione l’accordo costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.
ARTICOLO 7. INDENNITÀ E SPESE
1. Ai sensi degli artt. 28 e 34 del DM, ciascuna parte è tenuta a versare all’Organismo, al momento del deposito della domanda e dell’adesione, un importo a titolo di indennità comprendente le spese di avvio e le spese di mediazione per il primo incontro oltre alle spese vive documentate, come da Tariffario allegato al presente Regolamento.
2. Quando il primo incontro si conclude senza accordo di conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi, non sono dovute ulteriori spese di mediazione.
3. Quando il primo incontro si conclude con l’accordo di conciliazione all’Organismo le ulteriori spese di mediazione, maggiorate come da Tariffario allegato al presente Regolamento.
4. Quando l’accordo di conciliazione si conclude negli incontri successivi al primo, sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione, nonché una maggiorazione come da Tariffario allegato al presente Regolamento.
In caso di mancato pagamento delle spese all’ODM, l’incontro di mediazione non avrà luogo e il procedimento di mediazione si riterrà concluso.
5. Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute all’Organismo solo le ulteriori spese di mediazione come da Tariffario allegato al presente Regolamento. Le spese di mediazione sono dovute anche nell’eventualità di abbandono o rinuncia al procedimento.
6. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’art. 5, c. 1, DLGS o è demandata dal giudice ai sensi dell’art. 5-quater DLGS, le indennità sono ridotte di un quinto.
7. Nella domanda di mediazione deve essere indicato il valore della controversia. Quando tale indicazione non è possibile, la domanda deve indicare le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore. Quando nella domanda o nell’atto di adesione non viene indicato il valore o vi è divergenza tra le parti sulla sua determinazione, il valore della lite è determinato dal Responsabile con atto comunicato alle parti.
8. Il valore della lite può nuovamente essere determinato dal Responsabile dell’Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti nel corso del procedimento.
9. Quando il valore dell’accordo raggiunto sia superiore rispetto allo scaglione determinato, il Responsabile dell’Organismo richiede l’indennità corrispondente al valore contenuto nell’accordo.
10. Le parti sono solidalmente obbligate a corrispondere all’organismo le ulteriori spese di mediazione in caso di conciliazione o di prosecuzione del procedimento con incontri successivi al primo. In ogni caso il saldo va corrisposto prima del rilascio del verbale sottoscritto dal mediatore.
ARTICOLO 8 – REGISTRO AMMISSIONI GRATUITO PATROCINIO E INDENNITÀ PER NON ABBIENTI
1. L’Organismo tiene un registro, anche su solo supporto informatico, sul quale annota i procedimenti ammessi al gratuito patrocinio. Il registro contiene il riferimento al numero del procedimento, il nominativo del mediatore, l’esito della mediazione, l’importo dell’indennità riscossa e/o che sarebbe spettata per l’attività svolta.
2. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell’art. 5, c. 1, del DLGS, o quando è demandata dal giudice, ai sensi art. 5-quater del DLGS, all’Organismo non è dovuta alcuna indennità dalla parte che sia stata ammessa in via anticipata al patrocinio a spese dello stato ai sensi dell’art. 15-septies, c. 2 del DLGS.
ARTICOLO 9 – RISERVATEZZA
1. Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell’incontro non può essere registrato o verbalizzato.
2. Il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono al procedimento non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese durante la mediazione.
3. A tal fine tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un’apposita dichiarazione.
4. Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte dichiarante o da cui le informazioni stesse provengano, il mediatore ed il personale di Segreteria presente sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti.
5. Le dichiarazioni e le informazioni apprese durante il procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato o proseguito dopo la mediazione, salvo il consenso scritto della parte dichiarante o dalla quale provengano le informazioni.
6. Il contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non può essere oggetto di prova testimoniale né di giuramento decisorio.
7. Le parti non possono chiamare il mediatore, gli addetti dell’Organismo, i consulenti e chiunque altro abbia preso parte al procedimento a testimoniare in giudizio sui fatti e sulle circostanze di cui sono venuti a conoscenza in relazione al procedimento di mediazione.
8. Restano salve le disposizioni di cui al decreto legislativo 231/07, così come modificato dall’art. 22 del DLGS (Riciclaggio e finanziamento del terrorismo).
Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari forniti dalle parti nell’ambito dell’attività di mediazione avviene in conformità a quanto dispone l’articolo 47, comma 6 del D.M. 150/2023
ARTICOLO 10 – PROCEDURA DI MEDIAZIONE IN MODALITA’ TELEMATICA O CON INCONTRI A DISTANZA
1. La procedura di mediazione si può svolgere in modalità telematica. Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e può essere trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.
2. Gli incontri si possono svolgere con collegamento audiovisivo da remoto. I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri del procedimento di mediazione assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate. Ciascuna parte può chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare da remoto o in presenza.
3. Ferme restando le previsioni del presente regolamento di mediazione, l’Organismo si avvale di una piattaforma on-line per lo svolgimento del servizio di mediazione telematica e per gli incontri a distanza che ai sensi dell’art. 3, comma 4, del D.lgs. n. 28/10, si svolge secondo le modalità che seguono:
I. Il servizio nel rispetto degli artt. 8 bis, 9 e 16 n. 3 del D.Lgs. è sempre ammesso a richiesta di ciascuna parte, sia quando tutte le parti ed il mediatore abbiano accesso al servizio dalle postazioni collocate nelle loro sedi, residenze o domicili, sia nei casi in cui una sola parte partecipi all’incontro di mediazione telematica a distanza tramite la Stanza di Mediazione On-Line e le altre parti partecipino all’incontro fisicamente, alla presenza del mediatore, presso gli uffici dell’Organismo o in altro luogo determinato ai sensi del presente regolamento.
II. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione, dalla presentazione della domanda alla sottoscrizione del verbale, o sue singole fasi: deposito dei documenti, comunicazioni con la Segreteria, incontri di mediazione. Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali in presenza.
III. L’Organismo mette a disposizione delle parti per la procedura di mediazione telematica una piattaforma ad accesso riservato che consente il collegamento audiovisivo per gli incontri del procedimento di mediazione, assicurando la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate idonea a garantire la riservatezza dei dati personali, la sicurezza delle comunicazioni e pari capacità di accesso ai partecipanti. L’Organismo si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, l’Organismo non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie credenziali personali, qualora soggetti terzi intercettino o accedano illegalmente a dati, trasmissioni o comunicazioni private e nel caso in cui altri utenti utilizzino in modo illegittimo o improprio dati personali ed informazioni raccolti dal sito web.
IV. Il servizio messo a disposizione dall’Organismo non richiede la configurazione di dispositivi o l’impiego di personale specializzato, è accessibile a chiunque possieda una posizione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, permette agli utenti di gestire l’incontro di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede, residenza o domicilio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell’organismo di mediazione, consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza. Tutti i soggetti che parteciperanno da remoto si dovranno tuttavia dotare di idonei strumenti per consentire il regolare svolgimento della mediazione in via telematica; l’ODM non è responsabile di eventuali difficoltà di accesso e disfunzioni di natura tecnica che possano rendere impossibile o difficoltoso lo svolgimento delle sessioni da remoto.
V. Gli incontri di mediazione avvengono tramite una Stanza di Mediazione On-line (Stanza Virtuale) previo l’invio di una e-mail a tutti i soggetti interessati (parti, avvocati, mediatore), con la quale essi sono invitati ad accedere alla piattaforma on-line ed alla Stanza Virtuale nel giorno ed ora stabiliti per l’incontro di mediazione attraverso il link presente nella e-mail stessa con le credenziali di accesso al servizio. Il link inviato alle parti per l’utilizzo della piattaforma telematica è personale e non cedibile a terzi; lo stesso è da custodire con cura in quanto necessario per attivare il collegamento; l’Organismo non è responsabile di eventuali malfunzionamenti o anomalie nel caso in cui le parti facciano un utilizzo difforme del suddetto link.
VI. Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all’interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di “stanze virtuali” riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell’intero procedimento di mediazione. Il mediatore può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti, attivando o escludendo i singoli utenti, a seconda delle esigenze, per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore, in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte. Allo scopo, durante l’incontro di mediazione, il mediatore potrà utilizzare la funzionalità di esclusione temporanea delle parti e di ricominciare la sessione “comune” in qualunque momento. Le parti non dovranno oscurare la telecamera (che dovrà̀ essere mantenuta attiva); non potranno allontanarsi (se non per comprovate ragioni di necessità e previo avviso agli altri partecipanti collegati) e dovranno garantire che nel corso del collegamento siano presenti solo i soggetti autorizzati a presenziare. E’ garantito il completo isolamento dei flussi audio, video e documentali riguardanti la “stanza virtuale” stessa. È vietataqualsiasi forma di acquisizioneaudio/visiva degli incontri e la conservazione dei dati relativi allo svolgimento degli stessi nonché́ la condivisione di detti dati con soggetti terzi al procedimento.
VII. A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo anticipati tramite condivisione della schermata con le parti e lo invia poi alle stesse parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Nei casi in cui le parti sono assistite nella procedura di mediazione dagli avvocati, il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità.
VIII. Il documento informatico è poi inviato al mediatore che lo firma digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati, ove nominati, e alla segreteria dell’organismo.
IX. La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’Organismo in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.
ARTICOLO 11 – RESPONSABILITÀ DELL’ORGANISMO
1. Sono di esclusiva responsabilità delle parti:
– la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia, alle ragioni della richiesta, alla qualificazione della natura della controversia e alla scelta dell’Organismo di Conciliazione con riferimento al luogo territorialmente competente per l’eventuale azione giudiziaria;
– la forma e il contenuto dell’atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante;
– l’indicazione del valore della controversia;
– l’individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
– la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non avere avviato presso altri Organismi la medesima procedura.
2. Considerato che la comunicazione della domanda di mediazione produce sulla prescrizione gli effetti della domanda giudiziale e impedisce la decadenza per una sola volta, parte istante deve segnalare alla segreteria l’eventuale urgenza della comunicazione a tali fini con indicazione della data di conclusione del termine da interrompere e depositare la domanda tempestivamente per consentire utilmente la comunicazione entro i termini, considerando altresì i giorni e gli orari di apertura dell’Organismo.
L’Organismo non può essere ritenuto responsabile di eventuali decadenze o di mancata interruzione del termine di prescrizione conseguenti a:
– omessa o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili all’Organismo;
– o per omessa indicazione del termine di prescrizione o decadenza o per errata indicazione della PEC o indirizzo a cui eseguire le comunicazioni alla parte invitata;
– imprecisa, inesatta o mancata individuazione da parte dell’istante dell’oggetto della domanda, del diritto tutelato e del Giudice territorialmente competente per l’eventuale azione giudiziaria.
3. Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la parte istante può comunicare la domanda di mediazione, ai sensi dell’art. 8, comma 2, del DLGS.
4. L’Organismo non può essere ritenuto responsabile per fatti e/o omissioni proprie del mediatore nella conduzione del procedimento di mediazione. 5. Tutti i termini previsti dal Regolamento devono intendersi come ordinatori.
5. Tutti i termini previsti dal Regolamento devono intendersi come ordinatori.